- Khái niệm
“Đàm phán thương mại là quá trình thuyết phục, thỏa hiệp giữa các bên mua và bên bán về các vấn đề liên quan đến giao dịch mua bán hàng hóa và dịch vụ nhằm đạt được sự nhất trí để ký kết hợp đồng thương mại”
“Đàm phán thương mại quốc tế là quá trình giao tiếp và thuyết phục giữa các bên (doanh nghiệp và thương nhân) có trụ sở ở các nước khác nhau nhằm đạt được sự thống nhất về một hoặc một số vấn đề liên quan tới thương mại quốc tế, vấn đề liên quan đến di chuyển hàng hóa, dịch vụ hoặc tiền tệ để đáp ứng lợi ích của mỗi bên tham gia quá trình đàm phán”.
- Các đặc trưng của đàm phán thương mại
- Đàm phán thương mại là một hoạt động giao tiếp
Đàm phán thương mại là quá trình trao đổi ý kiến, quá trình mặc cả, quá trình truyền đạt thông tin và thuyết phục giữa các chủ thể, mà đại diện cho chủ thể tham gia vào các hoạt động đàm phán chính là con ngườiVì là một hoạt động giao tiếp nên đàm phán thương mại chịu sự chi phối của các yếu tố tâm lý, tình cảm của các chủ thể tham gia đàm phán. Vì vậy, trong đàm phán nên xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa con người với con người, không nên để tình cảm cá nhân ảnh hưởng tới công việc. Điều này khiến cho các bên tham gia đàm phán thương mại, đặc biệt là đàm phán thương mại quốc tế gặp phải những khó khăn trở ngại do có sự khác biệt về các yếu tố văn hóa.
Đàm phán thương mại là quá trình trao đổi ý kiến, quá trình mặc cả, quá trình truyền đạt thông tin và thuyết phục giữa các chủ thể . đàm phán chịu ảnh hưởng của các yếu tố tâm lý, tình cảm, và tính cách của những người tham gia. Một mối quan hệ tốt giữa các bên tham gia đàm phán thường dẫn đến sự hòa giải và nhượng bộ, trong khi mối quan hệ xấu có thể làm giảm khả năng thành công của đàm phán. Việc hiểu và xây dựng mối quan hệ tốt giữa con người là quan trọng, và không nên để tình cảm cá nhân ảnh hưởng đến công việc. Đàm phán thương mại quốc tế gặp phải những khó khăn trở ngại do có sự khác biệt về các yếu tố văn hóa
- ĐPTM là quá trình thỏa hiệp và thống nhất giữa hai mặt đối lập “hợp tác” và “xung đột”
Đàm phán được xem như một quá trình thống nhất giữa các mặt đối lập. Trong kinh doanh, khi lợi ích từ sản phẩm được chia nhỏ cho các bên liên quan, sự hành động tìm kiếm lợi nhuận của mỗi bên ảnh hưởng trực tiếp đến lợi ích của bên kia. Trong đàm phán, khi một bên cố gắng giành lợi ích lớn hơn, bên kia thường phải chấp nhận ít hơn.
Mặc dù có mâu thuẫn về lợi ích kinh tế, nhưng nếu cả hai bên chỉ quan tâm đến lợi ích riêng của mình mà không quan tâm đến bên kia, thì đàm phán sẽ thất bại. Do đó, trong đàm phán thương mại, việc các bên nhượng bộ lẫn nhau để đạt được thỏa thuận có lợi cho cả hai bên là điều phổ biến. Điều này thể hiện sự hợp tác trong đàm phán, khi mỗi bên đều cố gắng tìm kiếm lợi ích cho mình và đồng thời đảm bảo đáp ứng nhu cầu tối thiểu của bên kia. Đó chính là sự thống nhất giữa các mặt đối lập trong quá trình đàm phán.
- Đàm phán thương mại chịu sự chi phối của mối quan hệ về thế và lực của các chủ thể
Trong đàm phán thương mại, vị thế và lực của mỗi bên là một yếu tố chi phối khá lớn tới kết quả của hoạt động đàm phán. Khi một bên có thế lực hơn hẳn bên kia thì bên có thế lực hơn thường giành được thế chủ động và tìm kiếm được nhiều lợi ích hơn phía bên kia. Bên kém lợi thế hơn thường phải chịu nhượng bộ nhiều hơn. Khi các bên cân tài, cân sức thì có thể đạt được những thỏa hiệp cân bằng về lợi ích cho tất cả các bên. Do vậy, khi bước vào bàn đàm phán ta phải biết được vị thế của đối tác trong tương quan với vị thế của ta từ đó đưa ra những sách lược thích hợp nhằm đạt được các mục tiêu đề ra.
- Đàm phán thương mại là một khoa học, đồng thời là một nghệ thuật
Trong mặt khoa học, đàm phán thương mại đòi hỏi việc áp dụng các phương pháp và kỹ thuật đã được kiểm nghiệm và thừa nhận để giải quyết vấn đề một cách có hệ thống. Việc nghiên cứu các quy luật, quy tắc, xử lý thông tin và đưa ra chiến lược đàm phán là các yếu tố mang tính khoa học, cùng với sự liên kết với các ngành khoa học khác như luật, kế toán, marketing và xác suất thống kê. Những nghiên cứu này giúp nhà đàm phán dự báo kết quả và tìm hướng đi thích hợp trong quá trình đàm phán.
Trái lại, đàm phán thương mại cũng là một nghệ thuật. Như một nghệ thuật, đàm phán yêu cầu những kỹ năng giao tiếp tinh tế như trình bày, dẫn dắt vấn đề, lắng nghe, thuyết phục và sử dụng các chiến thuật đàm phán một cách khéo léo. Khả năng kết hợp những kỹ năng này với hiểu biết sâu sắc về tâm lý và nền văn hóa của đối tác là chìa khóa cho sự thành công trong đàm phán.
Về cơ bản, một nhà đàm phán giỏi là người có khả năng kết hợp một cách tinh tế giữa khía cạnh khoa học và nghệ thuật của đàm phán, và hiểu rõ về những yếu tố tâm lý, văn hóa và truyền thống của các bên tham gia.
Các yếu tố ảnh hưởng tới đàm phán thương mại
1.2.1. Các yếu tố khách quan
1.2.1.1. Bối cảnh đàm phán
Bối cảnh đàm phán là môi trường và hoàn cảnh mà các bên thực hiện đàm phán. Nó bao gồm các yếu tố khách quan về kinh tế, chính trị pháp luật và văn hóa-xã hội của các bên.
Các yếu tố kinh tế như tình hình sản xuất, tiêu thụ, cung-cầu trên thị trường, tăng trưởng kinh tế và giá cả đều ảnh hưởng trực tiếp đến đàm phán thương mại. Hiểu rõ về xu hướng biến động của các yếu tố này là quan trọng để dự đoán tác động của chúng trong tương lai.
Yếu tố chính trị, pháp luật cũng đóng vai trò quan trọng, đặc biệt là trong đàm phán thương mại quốc tế. Hiểu biết không đầy đủ về luật pháp và tình hình chính trị có thể dẫn đến tranh chấp và mất mát trong thực hiện hợp đồng.
Các yếu tố văn hóa-xã hội, bao gồm ngôn ngữ, lối sống, tín ngưỡng và phong tục, cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình đàm phán. Sự khác biệt văn hóa có thể tạo ra nhiều khó khăn, đặc biệt trong đàm phán thương mại quốc tế. Để thành công, cần phải hiểu rõ về văn hóa và tâm lý của đối tác, cũng như tôn trọng văn hóa và tín ngưỡng của họ.
1.2.1.2 thời gian đàm phán
Thời gian đàm phán là quá trình từ khi ý định nảy sinh đến khi kết thúc, không chỉ là một thời điểm mà là một quá trình có khởi điểm và điểm kết thúc. Điểm kết thúc, hay “điểm chết”, là thời điểm mà giới hạn về quyền lợi và nghĩa vụ của các bên có thể chấp nhận được. Trong hầu hết các cuộc đàm phán, kết quả chủ yếu được đạt được trong 20% thời gian cuối cùng, gọi là khoảng thời gian điểm chết. Vì vậy, việc tiến hành đàm phán cần lưu ý về thời gian, bao gồm:
1. Kiên nhẫn: Sự nhượng bộ thường xảy ra vào giai đoạn cuối, nên cần kiên nhẫn và chờ đợi thời điểm thích hợp.
2. Bền bỉ: Đối tác thường không chấp nhận yêu cầu ban đầu, nên cần kiên nhẫn và bền bỉ trong việc tìm cách thuyết phục và đạt được thỏa thuận.
3. Tiến hành nhanh chóng: Trong một số trường hợp, việc giải quyết nhanh chóng có thể đem lại lợi ích cho cả hai bên.
4. Linh hoạt với thời gian: Cần linh hoạt và sẵn sàng điều chỉnh thời hạn của mình để đảm bảo quyết định đúng đắn trong cuộc đàm phán.
5. Hiểu biết điểm chết của đối phương: Việc biết được thời hạn của đối phương giúp ta hiểu được tâm trạng và tình hình thực sự của họ, từ đó tạo ra cơ hội nhượng bộ.
Thời gian đàm phán không chỉ là quá trình giao tiếp và thương lượng, mà còn là cơ hội để hiểu rõ hơn về ý định và mong muốn của đối phương, từ đó tạo ra sự hiểu biết và sự thỏa thuận lẫn nhau.
1.2.1.3Địa điểm đàm phán
là nơi diễn ra chính thức cuộc đàm phán thương mại giữa các bên, có thể là văn phòng của một bên tham gia hoặc một địa điểm trung gian độc lập. Mỗi lựa chọn địa điểm đều có ưu và nhược điểm riêng:
Nếu chọn đàm phán tại văn phòng của đối tác, nhà đàm phán có thể thu thập thông tin mà họ chưa có, nhưng cũng dễ rơi vào thế bị động nếu thiếu kinh nghiệm và năng lực để đối phó với chiến thuật đàm phán của đối tác.
Ngược lại, chọn đàm phán tại văn phòng của bên mình giúp chủ động hơn về thời gian, địa điểm và chiến lược, nhưng cũng cần có chiến thuật phù hợp và sự thống nhất giữa các thành viên trong đoàn đàm phán. Trong thực tế, việc chọn một địa điểm trung gian độc lập thường được ưa chuộng hơn, vì nó tạo điều kiện thuận lợi và khách quan hơn cho cả hai bên tham gia.
1.2.2. Các yếu tố chủ quan
1.2.2.1 đối tượng, nội dung mục đích của cuộc đàm phán
Mỗi cuộc đàm phán thương mại đều có đối tượng, nội dung và mục đích cụ thể:
– Đối tượng của đàm phán thương mại bao gồm các hoạt động như mua bán, trao đổi hàng hóa và dịch vụ, chuyển giao công nghệ, đầu tư… Các đối tượng này cần được xác định rõ từ đầu cho từng cuộc đàm phán cụ thể.
– Nội dung của đàm phán thường xoay quanh việc thảo luận và thỏa thuận các vấn đề như giá cả, chất lượng, số lượng hàng hóa, dịch vụ, điều kiện thanh toán… Các vấn đề này phụ thuộc vào loại hoạt động cụ thể, ví dụ như đầu tư sẽ quan tâm đến hình thức góp vốn, trong khi mua bán hàng hóa thì quan trọng là giá cả và chất lượng.
- Mục đích chung của một cuộc đàm phán thương mại là đạt được hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ, chuyển giao công nghệ, hoặc hợp đồng hợp tác giữa các bên.
1.2.2.2 thông tin trong đàm phán
Trong đàm phán, thông tin đóng vai trò quan trọng nhất, và việc thu thập thông tin trước là rất cần thiết. Có thể nói rằng, không có thông tin, nhà đàm phán sẽ rơi vào tình thế bất lợi. Trong đàm phán thương mại, bên nào có nhiều thông tin hơn thì thường đạt được kết quả tốt hơn.
Thu thập thông tin sớm giúp nhà đàm phán có lợi thế hơn. Thông tin có thể được thu thập thông qua nghiên cứu các bằng chứng, số liệu thống kê, thông tin từ những người đã từng làm việc hoặc đàm phán với đối tác, cũng như qua mạng lưới quan hệ cá nhân.
Trong trường hợp thiếu thông tin, có thể xảy ra các trở ngại lớn ảnh hưởng đến kết quả đàm phán, bao gồm:
– Sự không thể nói chuyện hiệu quả giữa các bên, hoặc một bên không chịu nghe ý kiến của bên kia.
– Đối phương không lắng nghe thông tin một cách nghiêm túc, thậm chí từ chối nghe.
– Hiểu lầm thông tin, đặc biệt khi các bên sử dụng ngôn ngữ khác nhau.
Các trở ngại này có thể làm suy yếu quá trình đàm phán và dẫn đến kết quả không như mong đợi.
1.2.2.3. Quyền lực trong đàm phán
Quyền lực trong đàm phán là khả năng mà các bên tham gia có thể sử dụng để đạt được mục tiêu trong quá trình đàm phán. Quyền lực này bao gồm nhiều loại, mỗi loại mang lại lợi thế riêng:
1. Quyền lực vật chất: Dựa trên tài chính, cơ sở vật chất, và công nghệ. Doanh nghiệp mạnh về tài chính và công nghệ có lợi thế lớn hơn.
2. Quyền lực uy tín: Dựa trên lịch sử, thương hiệu, và danh tiếng của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có uy tín cao thường đạt mục tiêu dễ dàng hơn.
3. Quyền lực cam kết, hứa hẹn: Khả năng đạt mục tiêu nhờ các cam kết hoặc hứa hẹn trước đó từ đối tác.
4. Quyền lực hợp pháp: Dựa trên các quy định, giá niêm yết chính thức. Ví dụ, bảng giá cố định trong siêu thị hoặc nhà hàng.
5. Quyền lực chuyên môn: Được tôn trọng và tin tưởng nhờ kiến thức và kỹ năng chuyên môn. Điều này tạo ra lợi thế khi đối tác thiếu kiến thức chuyên sâu.
6. Quyền lực đồng cảm: Khả năng tạo ra sự đồng cảm từ người khác, khiến họ ưu tiên làm việc với mình. Điều này vượt qua các yếu tố như chất lượng, tiện lợi, và giá cả.
Ngoài ra, còn có các loại quyền lực khác như quyền lực đạo đức, quyền lực đầu tư, quyền lực tiền tệ, và quyền lực thưởng phạt.
1.2.2.4 nắng lực người đàm phán
Năng lực của người đàm phán là yếu tố quyết định đến tiến trình và kết quả đàm phán, bao gồm các phẩm chất cá nhân, quan hệ xã hội, uy tín, kiến thức, tự tin, kinh nghiệm và chiến thuật đàm phán. Trong đàm phán thương mại, người đàm phán cần ít nhất bốn loại năng lực sau:
1. Năng lực giao tiếp và khả năng thuyết phục: Rất quan trọng để đạt được mục tiêu đàm phán. Người đàm phán giỏi giao tiếp và thuyết phục sẽ dễ dàng đạt được kết quả mong muốn.
2.Năng lực chuyên môn: Hiểu biết sâu về lĩnh vực đàm phán, kinh tế, công nghệ, thị trường và pháp lý liên quan.
3.Năng lực pháp lý: Nắm vững luật pháp của các bên tham gia, đặc biệt quan trọng trong đàm phán thương mại quốc tế, và đảm bảo tính công khai và tư cách pháp lý đại diện cho doanh nghiệp.
4. Năng lực mạo hiểm: Khả năng chấp nhận rủi ro và dám mạo hiểm để đạt được lợi ích cao, quyết đoán và vững vàng để không bỏ lỡ cơ hội.
CHƯƠNG 2: CÁC PHƯƠNG PHÁP VÀ CHIẾN LƯỢC ĐÀM PHÁN THƯƠNG MẠI
4. Các hình thức đàm phán thương mại:
4.1. Đàm phán trực tiếp:
Đàm phán trực tiếp là sự gặp gỡ mặt đối mặt giữa các bên để trao đổi, thỏa thuận các điều khoản trong hợp đồng.
Ưu điểm:
– Nắm bắt tâm lý và phản ứng qua cử chỉ, vẻ mặt, điệu bộ.
– Tác động trực tiếp để giải quyết vấn đề.
– Mở ra cơ hội nắm bắt ý đồ chiến lược của đối tác và gây thiện cảm.
– Thảo luận vấn đề ngay, đẩy nhanh tốc độ giải quyết.
– Là lối thoát duy nhất khi đàm phán qua thư tín, điện thoại kéo dài không có kết quả.
Nhược điểm:
– Khó khăn và phức tạp, đòi hỏi nắm vững nghiệp vụ và có kế hoạch đàm phán khoa học.
– Tốn kém về công sức, thời gian và tiền bạc của các bên.
– Phù hợp cho đàm phán ký kết hợp đồng lớn, phức tạp, cần sự thỏa thuận chi tiết.
4.2. Đàm phán qua thư tín:
Là hình thức đàm phán mà các bên tiến hành thỏa thuận thông qua việc trao đổi các thư thương mại, sử dụng fax, telex, thư điện tử. Thể hiện nguyện vọng, mong muốn, và lợi ích của các bên. Tạo nền tảng tốt cho mối quan hệ bạn hàng và duy trì giao dịch lâu dài. Công việc tiến hành qua viết thư: hỏi hàng, chào hàng, báo giá, đặt hàng, hoàn giá, chấp nhận.
Ưu điểm:
– Nhiều bạn hàng, giảm chi phí so với gặp gỡ trực tiếp.
– Khéo léo giấu ý đồ thật sự.
– Thực hiện chức năng bổ trợ như quảng cáo, gây thiện cảm.
– Đảm bảo tính lịch sự, chính xác; tập trung vào vấn đề chính; sử dụng lối hành văn ngắn gọn, đơn giản, dễ hiểu.
– Kiên nhẫn, theo đuổi mục tiêu bằng nhiều thư liên tiếp để thiết lập mối quan hệ lâu dài.
Nhược điểm:
– Khó kiểm soát ý đồ của đối tác, đòi hỏi thời gian dài.
– Gây chậm trễ và mất cơ hội kinh doanh.
– Áp dụng cho hợp đồng đơn giản, giá trị không cao, khi người mua và người bán dễ nhất trí về điều kiện mua bán.
4.3. Đàm phán qua điện thoại:
Đàm phán qua điện thoại là hình thức đàm phán qua đó các bên tiến hành trao đổi thông tin, thỏa thuận thông qua điện thoại.
– Ưu điểm: Nhanh chóng nắm bắt thông tin, phản hồi đúng thời điểm, tiết kiệm thời gian, nắm bắt cơ hội kinh doanh nhanh chóng.
– Nhược điểm: Hạn chế do cước phí cao so với thư tín, không thể thỏa thuận chi tiết mọi vấn đề. Thiếu bằng chứng hợp pháp cho sự thỏa thuận, cần xác nhận bằng văn bản sau đàm phán.
=> Đàm phán qua điện thoại: Áp dụng cho thỏa thuận chi tiết nhỏ trong hợp đồng đơn giản hoặc có giá trị thấp. Sử dụng khi cần chờ xác nhận hoặc đàm phán sơ bộ. Thường được kết hợp với telex, fax.
4.4. Đàm phán qua điện tử tin học:
Ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật, đặc biệt là sự phát triển của điện tử tin học đã làm cho quá trình đàm phán phong phú về nội dung và hình thức. Điển hình là đàm phán qua Internet (qua các điểm cầu) với sự hỗ trợ của các phần mềm như Zoom, Skype…Sự ra đời và lan truyền với tốc độ cao của Internet đã làm thay đổi bộ mặt của thế giới. Đây là phương tiện truyền tin, nhận tin và giao dịch hữu hiệu.
– Ưu điểm: Cho phép đàm phán đa phương, song phương với đặc điểm và thời gian trải rộng trên toàn cầu, chi phí tiết kiệm hơn đàm phán trực tiếp mà lại có đầy đủ những ưu điểm của đàm phán trực tiếp.
– Nhược điểm: Tính bảo mật không cao, đòi hỏi phải có đường truyền Internet ổn định ở tất cả các điểm đàm phán.
5. Các phương pháp đàm phán thương mại:
5.1. Đàm phán kiểu cứng (Hard Negotiation)
Đàm phán kiểu cứng hay còn gọi là đàm phán kiểu cạnh tranh, tấn công. Trong kiểu đàm phán này, người đàm phán có lập trường hết sức cứng rắn, cương quyết không chịu nhượng bộ trong bất kỳ trường hợp nào, mong muốn đè bẹp đối phương, theo đuổi lợi ích của mình, chiến thắng bằng mọi giá mà không quan tâm đến lợi ích của bên kia. Coi bàn đàm phán là cuộc thi sức mạnh và ý chí.
Đàm phán kiểu cứng:
– Nhà đàm phán thường dồn sức vào việc bảo vệ lập trường của mình, sử dụng thái độ bức bách và chèn ép.
– Có thể đạt được thỏa thuận hoàn toàn có lợi cho mình, nhưng nếu cả hai bên đều áp dụng kiểu này, có thể gây ra tranh chấp cam go và kéo dài cuộc đàm phán.
– Thường áp dụng khi một bên chiếm ưu thế trên thị trường và mục đích là thu được lợi nhuận cao.
– Đòi hỏi bên đàm phán có thế mạnh hoặc đứng trên vị thế mạnh hơn đối phương.
5.2. Đàm phán kiểu mềm (Soft Negotiation)
Đàm phán kiểu mềm còn gọi là đàm phán kiểu hữu nghị, hợp tác. Người đàm phán theo kiểu mềm không coi đối phương là địch thù mà luôn xem họ như bạn bè.
Đàm phán kiểu mềm:
– Mềm mỏng, tránh xung đột để xây dựng và gìn giữ mối quan hệ.
– Đề ra kiến nghị, tin cậy đối tác và chịu nhượng bộ để tránh đối lập.
– Quan tâm đến lợi ích của cả hai phía, lâu dài hơn là chỉ quan tâm đến lợi ích cá nhân.
– Khả năng thành công cao khi cả hai bên lựa chọn phương pháp này, nhưng có thể gặp khó khăn khi đối thủ cứng rắn.
– Cần chú ý rằng không phải lúc nào biểu hiện bên ngoài cũng thống nhất với suy nghĩ bên trong của đối tác.
5.3. Đàm phán kiểu nguyên tắc (Principled Negotiation)
Phương pháp đàm phán kiểu nguyên tắc còn được gọi là phương pháp đàm phán hỗn hợp, phương pháp đàm phán này do “Trung tâm kế hoạch nghiên cứu đại học Harvard” đưa ra đầu tiên, nó chủ trương đối với công việc thì cứng rắn, đối với con người thì ôn hòa, tách rời mâu thuẫn giữa công việc với con người. Đàm phán kiểu nguyên tắc chú ý đến việc duy trì mối quan hệ tốt đẹp với đối tác nhưng không giống với đàm phán kiểu mềm chỉ nhấn mạnh mối quan hệ giữa hai bên mà coi thường lợi ích đạt được.
Đàm phán kiểu nguyên tắc chú trọng lợi ích của bản thân có tính đến lợi ích của đối tác. Nhà đàm phán phải vạch ra các phương án mang tính thay thế vừa phù hợp lợi ích của mình vừa phù hợp với lợi ích của đối tác khiến hai bên từ đối đầu sang hợp tác. Người sử dụng kiểu đàm phán này coi đối tác như đồng nghiệp để giải quyết công việc trên tinh thần bình đẳng, hợp tác cùng có lợi.
Để thực hiện thành công kiểu đàm phán này cần quán triệt 4 nguyên tắc sau:
(Nếu dài quá thì đọc cái này đủ ý mà ngắn :/
**Tóm tắt ý chính đoạn “Phương pháp đàm phán kiểu nguyên tắc”:**
Phương pháp đàm phán kiểu nguyên tắc, còn gọi là phương pháp đàm phán hỗn hợp, được “Trung tâm Kế hoạch Nghiên cứu Đại học Harvard” đưa ra. Phương pháp này kết hợp thái độ cứng rắn đối với công việc và ôn hòa đối với con người, tách rời mâu thuẫn giữa công việc và cá nhân. Đặc điểm chính:
1. **Tách biệt con người và vấn đề**: Giữ thái độ hòa nhã với con người, nhưng kiên quyết trong công việc, tránh biến mâu thuẫn công việc thành mâu thuẫn cá nhân.
2. **Tập trung vào lợi ích chung**: Nhấn mạnh lợi ích chung trước khi thỏa thuận lợi ích đối kháng để tạo không khí hợp tác và hiểu biết lẫn nhau.
3. **Đưa ra các phương án cùng có lợi**: Sáng tạo nhiều phương án khác nhau để lựa chọn và thay thế khi cần, đảm bảo các bên đều đạt được lợi ích.
4. **Dựa trên tiêu chuẩn khách quan**: Thỏa thuận dựa trên tiêu chuẩn khoa học và thực tế, độc lập với ý chí của mỗi bên, để hướng tới lợi ích chung và sẵn sàng hy sinh lợi ích riêng không có lợi cho cả hai bên.
Phương pháp này có nhiều ưu thế và được nhiều quốc gia áp dụng, nhưng cần đội ngũ đàm phán giỏi. Trong thực tế, các nhà kinh doanh thường kết hợp nhiều kiểu đàm phán tùy theo tình huống cụ thể.
Tóm lại, trong các hoạt động đàm phán thương mại, để đảm bảo cho hợp đồng được thực hiện suôn sẻ, hạn chế tối đa các tranh chấp có thể phát sinh, các doanh nghiệp thường căn cứ vào tình huống cụ thể để lựa chọn một hoặc sự kết hợp giữa các phương pháp để có một kết quả khả quan.
Chương 4: Các giai đoạn và kế hoạch ĐPTM
11. Quy trình lập kế hoạch ( 4 bước)
- Diễn giải sơ lược tình thế: Trong phần này người lập kế hoạch cần phân tích khái quát những nét cơ bản của thị trường, những đặc điểm của đối tác, văn hóa của đối tác, của doanh nghiệp có liên quan đến hoạt động đàm phán, những điểm mạnh, điểm yếu, những thuận lợi, khó khăn làm cơ sở xác định mục đích và mục tiêu đàm phán
- Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán: Xác định mục đích đàm phán rất quan trọng, nó có tác dụng định hướng và là đích mà hoạt động đàm phán phải đạt tới.
Mục đích: là đích mà hoạt động đàm phán phải đạt tới
+ Định hướng được hành động
+ Phải phù hợp với mục đích chung của doanh nghiệp
+ Phải phù hợp với điều kiện cụ thể và có thể thực hiện được
– Mục tiêu: thước đo cụ thể để đạt được mục đích
+ Có định lượng
+ Phù hợp với mục đích đàm phán
Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán có thể tiến hành theo các bước sau:
+ Xác định mục đích, mục tiêu của đối tác
+ Xác định mục đích, mục tiêu của doanh nghiệp
+ Các mục đích, mục tiêu tương tự nhau
+ Các mục đích, mục tiêu khác nhau
+ Đề xuất các ý tưởng phối hợp các mục đích và mục tiêu khác nhau
- Lập kế hoạch hành động:
- Kế hoạch chiến lược
- Kế hoạch nhân sự
- Kế hoạch về địa điểm
- Kế hoạch cho chương trình đàm phán
- Kiểm tra và điều chỉnh kế hoạch: Lập kế hoạch chủ yếu là quá trình của một bên, dùng các thông tin về quá trình phân tích tình huống đàm phán của doanh nghiệp. Trong thực tế có nhiều thông tin và tình huống xảy ra mà người lập kế hoạch không thể tiên liệu hết được. Do đó phải thường xuyên kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch. Quá trình kiểm tra kế hoạch đàm phán có thể tiến hành theo trình tự sau:
(1) Phân tích tình huống đàm phán;
(2) Kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch, xác định những nội dung bất hợp lý cần điều chỉnh;
(3) Xác định nguyên nhân;
(4) Xác định mức độ điều chỉnh;
(5) Điều chỉnh kế hoạch cho hợp lý với điều kiện cụ thể
12. Giai đoạn chuẩn bị (Chuẩn bị thông tin, Chuẩn bị nhân sự, Chuẩn bị thời gian và địa điểm, Chuẩn bị pp, chiến lược, chiến thuật, Chuẩn bị nội dung, Chuẩn bị chương trình, Diễn tập)
- Chuẩn bị thông tin
- Thông tin bạn hàng
– nghiên cứu về tư cách pháp nhân, năng lực tài chính, uy tín kinh doanh của đối tác.
– nghiên cứu về nhu cầu, mục đích và mục tiêu kinh doanh của đối tác. Mức độ cần thiết của hợp đồng này đối với họ
– nghiên cứu tình hình đội ngũ đàm phán của đối tác. Năng lực sở trường, kinh nghiệm, tính cách, sở thích của từng người.
- Thông tin thị trường
+ Nghiên cứu về hàng hóa, dịch vụ hoặc đối tượng của hoạt động đàm phán.
+ Nghiên cứu về tình hình cung cầu, giá cả thị trường của mặt hàng định mua bán
+ Nghiên cứu về cạnh tranh
+ Nghiên cứu các điều kiện kinh tế vĩ mô của thị trường
+ Nghiên cứu nền văn hóa, phong tục tập quán, tín ngưỡng của đối tác
+ Nghiên cứu các điều kiện cơ sở hạ tầng, giao thông liên lạc, điều kiện giao thông vận tải
+ Nghiên cứu quy luật thời tiết, khí hậu các vấn đề liên quan đến bảo quản hàng hóa, dịch vụ.
- Xác định nguồn thu thập thông tin Những thông tin cần thiết có thể được thu thập một cách trực tiếp hoặc qua các phương tiện báo chí, truyền hình, truyền thanh, internet… và cần phải được xử lý một cách kịp thời, chính xác, đồng thời những thông tin về đối tác luôn phải cập nhật để ngày càng hoàn thiện hơn những hiểu biết của mình về đối tác từ đó chúng ta dễ thành công hơn trong các cuộc đàm phán.
- Phân tích, xử lý lưu trữ và sử dụng thông tin
- Chuẩn bị nhân sự
a) Lựa chọn thành phần đoàn đàm phán
– Tiêu chí lựa chọn nhân sự của đoàn đàm phán
+ Căn cứ vào nội dung của cuộc đàm phán
+ Căn cứ vào đoàn đàm phán của đối tác, văn hóa của đối tác
+ Căn cứ vào mục đích của cuộc đàm phán
+ Căn cứ vào ngân sách chi phí cho cuộc đàm phán
– Yêu cầu khi thành lập đoàn đàm phán
+ số lượng thành viên
+ năng lực của các thành viên
+ Các thành viên phải có sự tin tưởng lẫn nhau và luôn hướng tới mục tiêu chung của đoàn đàm phán
+ Phân công rõ vai trò, trách nhiệm, và nhiệm vụ của từng thành viên trong nhóm
b. Phân công trách nhiệm cho từng cá nhân trong đoàn đàm phán
- Trưởng đoàn đàm phán: phải nắm chắc mục tiêu, chương trình, lịch trình, tiến độ, nội dung, chiến lược, chiến thuật và toàn bộ kế hoạch chuẩn bị đàm phán.
- Các nhà chuyên môn tham gia đoàn đàm phán:
+ Các chuyên gia về thương mại xem xét các điều khoản về kinh tế và nghiệp vụ kinh doanh.
+ Các chuyên gia kỹ thuật xem xét các điều khoản quy định về đối tượng giao dịch
+ Các chuyên gia về luật pháp xem xét các điều khoản có liên quan đến luật pháp và tập quán kinh doanh, đặc biệt là tập quán kinh doanh quốc tế.
- Thư kí đàm phán:
+ Lo các điều kiện phục vụ đoàn đàm phán
+ Ghi chép lại tất cả vấn đề bàn luận, các kết luận và tóm tắt nội dung đã thảo luận vào những thời điểm phù hợp
+ Đặt câu hỏi, giải thích, trả lời những thắc mắc của các bên để làm rõ vấn đề
+ Thu thập và lưu trữ tất cả các tư liệu, tài liệu của cuộc đàm phán
+ Câu giờ, hoãn binh một cách hợp lý và sinh động để tạo cơ hội cho lãnh đạo có thời gian suy nghĩ, cân nhắc, ra quyết định
- Chuẩn bị thời gian và địa điểm
– Xác định thời gian tiến hành đàm phán không chỉ phù hợp với cơ hội kinh doanh mà còn phải phù hợp với thời gian làm việc của đối tác
– Địa điểm đàm phán đảm bảo những yêu cầu về văn minh, lịch sự, tôn trọng đối tác
- Chuẩn bị phương pháp chiến thuật chiến lược
- Chuẩn bị phương pháp, chiến lược là chuẩn bị về lập trường, quan điểm cách tiếp cận khi tiến hành đàm phán với đối tác
- Chuẩn bị về chiến thuật đàm phán là sự chuẩn bị những phương án phản hồi, ứng biến trong một số tình huống cụ thể
- Chuẩn bị nội dung
- Nắm chắc nội dung trong từng điều kiện để đàm phán với đối tác
- Xác định mục tiêu của mỗi nội dung: cụ thể hóa các mục tiêu của cuộc đàm phán
- Xác định phạm vi có thể đồng ý (ZOPA)
- Xác định sự lựa chọn tốt nhất thay thế cho cuộc đàm phán (BATNA)
- Chuẩn bị chương trình
Chương trình đàm phán là nội dung những hoạt động, những công việc cụ thể sẽ được thực hiện vào thời gian cụ thể
- Diễn tập
Dùng máy ghi âm để luyện tập bằng lời
Đóng vai cùng đồng nghiệp để đàm phán thử
13. Giai đoạn đàm phán
- Tiếp xúc ban đầu
– Mục đích:
+ Xây dựng bầu không khí hợp tác, ấm cúng và thân thiện
+ Ấn tượng ban đầu tốt thì kết quả đàm phán sẽ rất khả quan
Nội dung:
+ Giới thiệu các thành viên trong đoàn đàm phán, nhấn mạnh tầm quan trọng của vấn đề đàm phán, trình bày mối quan tâm đến vấn đề đàm phán;
+ Giới thiệu chương trình làm việc (trình tự các vấn đề cần bàn bạc)
– Kỹ thuật tiến hành
+ Thời gian: 5 – 15 phút
+ Các phương pháp mở đầu
- Tiến hành đàm phán
Mục đích:
+ Mỗi cuộc đàm phán đều có mục đích riêng: đạt được hợp đồng, xác lập mối quan hệ…
– Nội dung:
+ Đây là giai đoạn chính của đàm phán, là giai đoạn triển khai các vấn đề đã đàm phán theo như kế hoạch đã vạch ra trong giai đoạn chuẩn bị;
+ Các bên sẽ đưa ra các câu hỏi, câu trả lời liên quan đến nội dung đàm phán nên có điều kiện hiểu rõ hơn về lập trường quan điểm, mục tiêu của nhau, là cơ sở để các bên tiến hành thuyết phục và nhượng bộ
- Kết thúc đàm phán
Điều kiện cần và đủ để chuyển sang giai đoạn kết thúc là:
+ Cuộc thương lượng đã đạt được những mục tiêu cần thiết
+ Đã giải đáp thỏa đáng các câu hỏi được đặt ra trong quá trình thương lượng
+ Đã giải đáp thỏa đáng lời phê bình và phản đối của đối tác
+ Hai bên đã giải quyết được mâu thuẫn và tạo được bầu không khí thuận lợi cho việc kết thúc thương lượng